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Diagrama de GANTT
una herramienta de negocio
Los negocios cuentan con un complejo sistema de herramientas, en este post te enseñaremos más sobre el diagrama de GANTT una herramienta comúnmente utilizada por su gran eficacia. Te contamos sobre sus características así como los pasos a seguir para crear el tuyo!
¿Qué es un diagrama de GANTT y para que sirve?
El diagrama de GANTT es el más usado en el enfoque tradicional de gestión de proyectos.
Es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.
¿Qué pasos debo seguir para crear un diagrama de GANTT?
A continuación, detallamos los 6 pasos que debes seguir para crear tu propio diagrama de GANTT:
1- Crear la lista de actividades
El punto de partida para planificar las actividades del proyecto son los trabajos unitarios definidos en la Work Breakdown Structure. A partir de esta deben definirse las actividades necesarias para completar cada uno de paquetes, lo cual suele hacerse junto con expertos o el equipo del proyecto.
2- Definir relaciones entre actividades
Una vez definidas el conjunto de actividades que componen el proyecto, estas deben ordenarse en función de las relaciones de precedencia y antecedencia oportunas, las cuales pueden ser de carácter obligatorio o no. De esta forma las tareas pueden ordenarse según cuatro tipos de relaciones
- Fin – Comienzo: La segunda tarea no puede empezar hasta que acaba la primera. Es la relación más habitual.
- Comienzo – Comienzo: La segunda tarea empieza al mismo tiempo, o con un cierto desfase, que la primera.
- Comienzo – Fin: La primera tarea comienza al mismo tiempo, o con un cierto desfase, respecto al final de la segunda.
- Fin – Fin: La segunda tarea finaliza al mismo tiempo, o con un cierto desfase, que la primera
3- Estimar los plazos de las actividades
Este paso consiste en estimar el número de horas, días, semanas, etc. que se requieren para completar cada una de las actividades del proyecto.
4- Montar el cronograma de actividades
Uniendo los plazos con el diagrama de tareas tendremos un primer cronograma de actividades que no tiene en cuenta los recursos ni su disponibilidad. Esto equivale a considerar que disponemos de recursos ilimitados en cualquier momento, lo que habitualmente es falso.
Dentro de este primer cronograma debemos incluir los hitos del proyecto, que serán eventos que se corresponderán con alguna entrega, compromiso, o punto importante del proyecto, y que nos servirán para controlar este, y para informar del avance de forma resumida.
5- Incluir los recursos
El siguiente paso será incluir los recursos, lo que implica asignar a cada tarea el recurso que la ejecutará, considerando su porcentaje de dedicación (en el caso de realizar varias tareas simultáneamente), su capacidad de trabajo máxima, y su calendario laboral específico si lo tuviera.
6.- Balancear los recursos
Balancear los recursos no es más que ajustar el cronograma de actividades para que ningún recurso supere su capacidad de trabajo máxima. Con ello nos podemos encontrar con dos situaciones diferentes:
- Que una tarea vea su plazo alargado por no disponer totalmente de un recurso. Por ejemplo, si una tarea tiene una duración de 40h de trabajo, una persona la puede ejecturar en una semana, pero si esta persona únicamente puede dedicarle la mitad de su tiempo, la tarea pasará a requerir dos semanas. Por tanto, la tarea pasará a ser ejecutada en un plazo superior a su duración.
- No disponemos del recurso en el momento necesario, lo que nos obliga a ajustar las fechas de la tarea a la disponibilidad del recurso.
La inclusión de los márgenes en el cronograma se hace con la intención de proteger los entregables del proyecto. De esta forma, el margen debe colocarse siempre antes del entregable que queramos proteger.
7.- Ajuste del cronograma de actividades
Una vez tenemos el cronograma de actividades del proyecto, este debe alinearse con el resto de planes del proyecto (riesgos, costes, etc.), y contrastarse con las limitaciones y requerimientos del proyecto, lo que puede implicar cambios en los pasos anteriores, y por tanto volver a hacer el cronograma. El proceso de planificación de un proyecto suele ser un proceso cíclico.
El diagrama de GANTT es una de las múltiples herramientas que van a hacer de nuestra gestión de proyectos un éxito.
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